30 Tage vom ersten Kontakt bis zum Notartermin — für viele Makler klingt das nach einer Utopie. Der Durchschnitt liegt bei 90 bis 120 Tagen. Doch die effizientesten Maklerbüros schaffen es regelmäßig in 4 Wochen. Ihr Geheimnis ist kein Talent, sondern ein System: ein strukturierter Vertriebsprozess mit klaren Meilensteinen, automatisierten Aufgaben und konsequenter Nachverfolgung.
Woche 1: Qualifizierung und Erstgespräch
Die erste Woche entscheidet über den gesamten Prozess. Das Ziel: Innerhalb von 24 Stunden den Erstkontakt herstellen und den Lead qualifizieren. Nutzen Sie ein standardisiertes Qualifizierungsgespräch mit den BANT-Kriterien: Budget (Finanzierung gesichert?), Authority (Ist der Entscheider am Telefon?), Need (Konkreter Bedarf oder nur Orientierung?) und Timeline (Wann soll der Einzug sein?).
Ein qualifizierter Lead bekommt innerhalb von 48 Stunden alle relevanten Unterlagen: Exposé, Grundriss, Energieausweis, Lagekarte. Gleichzeitig wird ein Besichtigungstermin für die gleiche Woche vereinbart. Automatisierte Erinnerungen stellen sicher, dass kein Termin vergessen wird. Im Lead-Center von MaklerFlow löst ein Status-Wechsel auf 'Qualifiziert' automatisch die Erstantwort und Terminplanung aus.
Woche 2: Besichtigung und Kaufinteresse
Die Besichtigung ist der kritische Moment. Vorbereitung ist alles: Erstellen Sie für jeden Besichtigungstermin ein persönliches Dossier mit den Highlights des Objekts, abgestimmt auf die Suchkriterien des Interessenten. Nutzen Sie den KI-Assistenten, um innerhalb von Minuten ein professionelles Exposé zu erstellen. Planen Sie Besichtigungen über das Termin-Modul — inklusive GPS-Check-in für den Besichtigungsnachweis.
Nach der Besichtigung: Innerhalb von 2 Stunden ein persönliches Follow-up mit den besprochenen Punkten und nächsten Schritten. Wenn Kaufinteresse signalisiert wird, starten Sie sofort den Finanzierungs-Check. Bieten Sie an, den Kontakt zu Ihrem Finanzierungspartner herzustellen. Je schneller die Finanzierung steht, desto schneller kommt der Notartermin.
Woche 3: Verhandlung und Vertragsanbahnung
In Woche 3 geht es um die Verhandlung. Ein häufiger Fehler: Makler lassen die Verhandlung zu lange laufen. Setzen Sie klare Fristen. Ein Angebot sollte innerhalb von 3 Werktagen schriftlich vorliegen. Gegenangebote innerhalb von 2 Werktagen. Der Umsatzforecast hilft, die Abschlusswahrscheinlichkeit realistisch einzuschätzen.
Sobald sich Käufer und Verkäufer auf einen Preis geeinigt haben, beginnt die Vertragsanbahnung. Beauftragen Sie den Notar sofort mit dem Kaufvertragsentwurf. Die häufigsten Verzögerungen in dieser Phase: fehlende Unterlagen (Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Verwalter-Zustimmung). Checklisten im Compliance-Center stellen sicher, dass alle GwG-Pflichten vor dem Notartermin erfüllt sind.
Woche 4: Notartermin und Abschluss
Der Kaufvertragsentwurf muss beiden Parteien mindestens 14 Tage vor dem Notartermin vorliegen — so schreibt es das Beurkundungsgesetz vor. Planen Sie den Notartermin also bereits in Woche 3 und senden Sie den Entwurf sofort nach Erstellung. Nutzen Sie die Wartezeit für die letzte Prüfung: Sind alle Unterlagen vollständig? Gibt es offene Fragen zum Vertrag?
Am Tag des Notartermins: Begleiten Sie beide Parteien persönlich. Nach der Beurkundung beginnt sofort die Nachbereitung: Übergabeprotokoll vorbereiten, Schlüsselübergabe planen, Bewertungsanfrage an den Käufer senden. Der Verkaufsprozess endet nicht beim Notar — die After-Sales-Phase entscheidet über Empfehlungen und Folgemandate. Halten Sie den Eigentümer über das Verkäufer-Portal transparent auf dem Laufenden.